Suatu Proses yang telah lama menjadi standar kerja dalam organisasi dinamis demi mencapai tujuan Continuous Improvement. Improvement merupakan kegiatan-kegiatan yang akan menunjang tumbuh kembang perusahaan dalam jangka pendek, menengah dan panjang. PDCA adalah kegiatan berulang untuk memecahkan suatu permasalahan dalam pengendalian kualitas. PDCA banyak dipergunakan untuk menemukan dan menentukan Akar Masalah, sehingga Solusi Pemecahan Masalah tepat dan akurat. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming yang sering dianggap Bapak Pengendalian Kualitas Modern sehingga sering disebut dengan “Siklus Deming”.
Pengertian PDCA
- Plan (Rencanakan), Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai.
- Do (Kerjakan), Melakukan apa yang telah direncanakan dan dicanangkan.
- Check (Cek), Menguji hasil perbaikan yang telah dikerjakan.
- Act (Tindak Lanjuti), Standarisasi Hasil Perbaikan sehingga dapat dipergunakan secara Berkesinambungan.
Kapan PDCA digunakan
- Sebagai Model Improvement Berkelanjutan (Continuous Improvement)
- Awal sebuah Proyek Perbaikan (Improvement Project)
- Pengembangan Proses, Produk, Jasa Pelayanan yang Baru
- Pendefinisian Proses Kerja yang berulang
- Implementasi sebuah perubahan
- Pengumpulan data analisis untuk verifikasi dan penentuan prioritas akar masalah
Prosedur “PDCA” Plan-Do-Check-Act- Planning. Kenali serta Pahami suatu Kesempatan dan Rencanakan Perubahan. Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses tersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk membantu Anda dalam mengeluarkan solusi.
- Do. Uji sebuah Perubahan dan carilah contoh Kasus Sederhana. Fase ini memiliki beberapa aktifitas diantaranya :
- Mengeluarkan solusi yang memungkinkan
- Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)
- Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih dahulu (trial)
Pada tahap ini, tindakan Anda belum terimplementasi secara penuh. Implementasi maksimal terjadi pada tahap Act.
- Check. Evaluasi Pengujian, Analisa hasilnya dan Identifikasikan Pelajaran yang didapat. Pada fasa ini Anda akan mengukur seberapa efektif solusi sementara yang telah Anda buat, lalu Anda dapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-sama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi. Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba untuk mengulangi tahap Do untuk kembali melakukan Check ulang. Setelah Anda puas dengan apa yang telah Anda capai, maka Anda dapat melaju ke tahap berikutnya (final).
- Act. Lakukan Tindakan yang diambil berdasar hasil Studi Kasus Sederhana tadi
- Jika ternyata perubahan tidak berhasil, lakukan pengulangan dengan Rencana berbeda
- Jika berhasil, gunakan hasil tersebut untuk suatu rencana baru
Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun kegunaan PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai bentuk inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini dengan kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar sistem Anda mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.
Contoh PDCA
Pemanfaatan PDCA dilingkungan Sekolah
- Perencanaan Strategis secara Umum (Visi, Misi)
- Analisa Kebutuhan Sekolah (Buku, Alat Lab, Ekstrakurikuler)
- Disain dan Implementasi Kurikulum Pelajaran
- Penentuan Tujuan dan Fungsi Staff Sekolah (Guru, Pegawai)
- Program Pelayanan Murid
- Dan lainnya
Post By Hanif Nurdin Fitroni S.T
