Kali ini saya tidak berbagi tips mengenai fotografi , melainkan membagikan / menshare ilmu yang sesuai dengan jurusan yang saya ambil yaitu AKUNTANSI , iyap berkaitan dengan matkul SIA ( Sistem Informasi Akuntansi ) kami satu kelas & dibagi beberapa kelompok untuk membuat Alur / Sistem Akuntansi . nah , saya tergabung dan kelompok yaitu Abisag , Indri & Mario mendapatkan tugas mengenai SIA Pembayaran Hutang & Pembayaran Lain* . oke , monggo di baca semoga bermanfaat bagi pembaca ya , oh ya , saya menggunakan buku Mulyadi Sistem Informasi Akuntansi .
Sistem
Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
DESKRIPSI
KEGIATAN
Pengeluaran
kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek . Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya
karena jumlahnya yang relative kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yan
diselenggarakan dengan salah satu dia antara dua system ; fluctuating-fund-balance system dan imprest system.
Pengeluaran kas
dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini :
1.
Dengan digunakannya cek atas nama ,
pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang
terrulis pada formulir cek. Dengan
demikian pengeluaran kas
dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh
pihak pembayar.
2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank dalam
pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam
setuap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas akan direkam juga
oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening Koran bank kepada
perusahaan nasabahnya.
3. Jika
system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran
kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya
sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
DOKUMEN
YANG DIGUNAKAN
Dokumen yang digunakan dalam system
akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek ( check request )
Penjelasan
:
1.
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pegeluaran kas
kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut . Disamping
itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan uang dikirim kepada
kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya
hutang .
2. Cek
Cek
merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan pihak bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum
pada cek. Ada
2 macam cek, yaitu : 1 . cek atas nama , 2 . cek atas tunjuk .
3.
Permintaan
Cek ( Check Request )
Dokumen
ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang bukan
untuk pembayaran hutang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang
memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang)
untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai
perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum
di dalam dokumen tersebut.
Dalam
transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada
pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, dikarenakan system pembelian
secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) ke tangan bagian
hutang, sehingga bagian ini memiliki dasar untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pembelian jasa, seperti
jasa asuransi, iklan, dan telepon, fungsi yang bertanggung jawab untuk
mengadakan jasa tersebut mengajukan permintaan cek kepada bagian utang untuk
keperluan pembayaran kepada para pemasok jasa tersebut . Dan selanjutnya bagian
utang membuat bukti kas keluar
Catatan
Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan
dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Jurnal Pengeluaran Kas ( Cash
Distribursement Journal )
2. Register Cek ( Check Register )
Penjelasan
:
1. Jurnal pengeluaran Kas
Dalam pencatatan utang
dengan account payable system , untuk mencatat transaksi pembelian digunakan
jurnal pembelian, dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal
pengeluaran kas. Sumber
dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam pencatatan jurnal pengeluaran kas
adalah faktur dari pemasok yang telah bercapkan “LUNAS” oleh fungsi kas.
2. Register Cek
Dalam pencatatan utang
dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pengeluaran
kas menggunakan cek, register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan
yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain .
Fungsi
Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam system
akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1.
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2.
Fungsi kas
3.
Fungsi akuntansi
4.
Fungsi pemeriksa intern
Penjelasan
:
1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran
Kas
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya
untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Hutang).
Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuaan dari kepala fungsi yang
bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, bagian utang
kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa
mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas .
2.
Fungsi
kas
Fungsi ini bertanggung
jawab dalam mengisis cek, memintakan otoriasasi atas cek dan mengirimkan cek
kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur .
3.
Fungsi
Akuntansi
Dalam system akuntansi
pengeluaran kas dengan cek , fungsi akuntansi bertanggungjawab atas :
1) Pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dari persediaan . fungsi ini berada di
tangan bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya
2) Pencatatan
transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal
3) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen
tersebut . fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verivikasi
kelengkapan dan kesalahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar
pembuatan bukti kas keluar . dalam metode pencatatan utang tertentu (full fledged
voucher system) , fungsi akuntansi juga berfungsi menyelenggarakan arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file) yang berfungsi sebagai buku
bantu utang perusahaan .
4. Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam system informasi
akuntansi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
perhitungan kas (Cash Count) secara periodik dan mencocokan hasil
perhitungannya degnan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam
buku besar) . Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara
mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat
rekonsiliasi bank secara periodik.
Jaringan
Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem pengeluaran kas dengan cek
dibagi menjadi tiga macam system , yang masing-masing system tersebut terdiri
dari berbagai jaringan prosedur berikut ini :
1.
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek yang tidak memerlukan permintaan cek , yang terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
a)
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b)
Prosedur pembayaran kas
c)
Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam
transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada
pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, dikarenakan system pembelian
secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) ke tangan bagian
hutang. Dalam voucher system bagian hutang
membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut .
Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas
keluar dipakai sebagai perintah kebagian kasa untuk membuat cek. Atas dasar
bukti kas keluar tersebut , bagian kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas
cek dari pihak yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek, tersebut kepada
kreditur. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran utang yang timbul
dari transaksi pembelian tidak memrlukan dokumen permintaan cek, karena bagian
hutang menerima berbagai dokumen yang diperlukan dalam pembuatan bukti kas
keluar dari system akuntansi pembelian, sehingga pembuatan bukti kas keluar
(sebagi perintah pengeluaran kas) dapat secara otomatis dilakukan oleh bagian
utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul ditangannya .
2.
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek yang memerlukan permintaan cek , yang terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
a)
Prosedur permintaan cek
b)
Prosedur pemmbuatan bukti kas keluar
c)
Prosedur pembayaran kas
d)
Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika
pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian,
dokumen-dokumen pendukung seperti kontrak kontrak pembelian jasa berada
ditangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. Oleh karena itu, jika ada pembayaran maka
fungsi yang memerlukan jasa tersebur mengajukan permintaan cek kepada bagian
hutang .
Prosedur
Permintaan Cek
Dalam
prosedur ini fungsi yang memerlukan cek mengajukan permintaan pengeluaran kas
mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari
kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (yaitu bagian Hutang ) sebagai dasar yang terakhir ini dalam
pembuatan bukti kas keluar.
Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Berdasarkan dokumen pendukung yang
dikumpulkan melalui system pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang
diterima fungsi akuntansi (bagian Hutang), dalam prosedur pembuatan bukti kas
keluar, bagian hutang membuat bukti kas keluar, bukti kas keluar ini berfungsi
sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang
tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur
yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut .
Prosedur
Pembayaran Kas
Dalam
prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada
pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang
namanya tercantum pada bukti kas keluar .
Prosedur
Pencatatan Pengeluaran Kas
Dalam
prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran
kas atau register cek. dalam one-time voucher system dengan cash basis,
disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran
kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku
pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan)
Unsur
Pengendalian Intern
Sistem
pengendalian intern yang baik dalam system kas mensyaratkan agar dilibatkan
pihak luar ( bank ) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara
sebagai berikut :
1.
Penerimaan kas harus disetor penuh ke
bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya
2.
Semua pengeluaran kas dilakukan dengan
cek
3.
Pengeluaran kas yang tidak dapat
dilakukan dengan cek (karena jumlahnya kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan imprest system
Sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan
Pengeluaran kas
harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Transaksi pengeluaran kas
di otorisasi oleh pejabat berwenang dengan menggunakan dokumen bukti kas
keluar. Berdasarkan bukti kas keluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan
akuntansi di mutakhirkan (up date).
Pembukaan dan
penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang
berwenang. Rekening giro perusahaan di bank merupakan sarana untuk menerima dan
mengeluarkan kas perusahaan. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro
perusahaan di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, kemungkinan
penyaluran penerimaan kas perusahaan ke
rekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan
pribadi karyawan.
1. Pencatatan dalam Jurnal pengeluaran
kas (atau dalam Metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus di
dasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang dan yang di lampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Sistem
pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi
didasarkan pada dokumen sumber yang di otorisasi oleh pejabat yang berwenang
dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung lengkap, yang telah diproses melalui
sistem otorisasi yang berlaku.
2. Saldo kas yang ada di tangan harus
dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
Dalam sistem kas seperti yang digambarkan di atas, saldo kas yang ada di tangan
adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari
piutang yang belum di setor ke bank. Saldo kas ini perlu dilindungi dari
kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan
menempatkan kasir di suatu ruangan yang terpisah.
3. Dokumen dasar dan dokumen pendukung
transaksi pengeluaran kas harus di bubuhi cap “Lunas” oleh bagian kasa setelah
transaksi pengeluaran kas di lakukan. Dalam transaksi
pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi (Bagian hutang)
setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar ini merupakan dokumen
perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang kepada fungsi keuangan.
Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu
kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus
membubuhkan cap “Lunas” pada bukti kas keluar
beserta dokumen pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada
kreditur dilakukan.
4. Penggunaan rekening koran bank
(Bank Statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek
ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan
penyimpanan kas. Transaksi penerimaan dan pengeluaran
kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Untuk
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register
cek dan jurnal penerimaan kas, dalam sistem kas dapat dirancang penggunaan
rekening koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan.
Rekening koran bank yang diterima secara periodik oleh perusahaan digunakan
untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kas dalam kegiatan
yang disebut rekonsiliasi bank. Sistem pengendalian intern mengharuskan
rekonsiliasi bank ini dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit
function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan
tidak memegang fungsi penyimpanan kas.
5. Semua pengeluaran kas harus
dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan
pemindahbukuan. Pembayaran dengan cek dapat dilakukan
dengan 2 cara:
a)
Dengan menuliskan kata tunai (cek atas
unjuk) - lihat gambar 14.2
Cek atas unjuk = Cek
tersebut hanya dapat di uangkan oleh siapa saja yang dapat menyerahkan
(mengunjukkan) cek tersebut ke bank.
b)
Dengan menuliskan nama penerima cek yang
dituju (cek atas nama) - lihat gambar 14.1
Cek atas nama = Cek
hanya dapat di uangkan oleh orang atau perusahaan yang namanya tercantum dalam
cek tersebut. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan dengan pemindah
bukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayar ke rekening giro perusahaan
penerima. Pembayaran dengan menggunakan cek atas nama dan dengan cara pemindah
bukuan ini dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian bahwa kas yang
dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju (tidak ke tangan pribadi penagih
atau karyawan perusahaan penerima)
6. Jika pengeluaran kas hanya
menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil,
yang Akuntansinya diselenggarakan dengan Imprest
System. Seperti telah dijelaskan diatas, agar
catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi ketelitian dan keandalannya
dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas, setiap penerimaan dan
pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap penerimaan kas harus
segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan
cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya
relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang penyelenggaraannya dengan imprest system.
7. Secara periodik diadakan pencocokan
jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan. Perhitungan
fisik kas (cash count) yang ada di tangan perusahaan harus dilakukan secara periodik untuk mencegah karyawan
perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas. Perhitungan fisik
kas dilakukan terhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas
kecil yang ada di tangan perusahaan pada saat tertentu. Jumlah kas yang belum
disetor ke bank pada saat perhitungan fisik kas di cocokan dengan jumlah kas
yang diterima oleh perusahaan menurut jurnal penerimaan kas. Besarnya saldo
dana kas kecil yang dihitung harus sama dengan saldo dana kas kecil yang
dibentuk menurut keputusan direktur keuangan dikurangi dengan jumlah dana kas
kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti.
8. Kas yang ada ditangan (cash in
safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransi dari
kerugian. Jika kas yang ada di tangan dan kas yang ada di
perjalanan jumlahnya relatif besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian
yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup
asuransi untuk menghindari resiko kerugian tersebut.
9. Kasir di asuransikan (Fidelity Bond
Insurance). Untuk menghindari kerugian akibat
penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai
penyimpan kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan. Fidelity Bond Insurance
menjamin pengantian atas kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang
dilakukan oleh kasir.
10.
Kasir
dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas
yang ada ditangan (Misalnya Mesin register kas, Almari kas, dan Strong room). Untuk
menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa harus diberi perlengkapan
yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan bagian kasa dalam suatu
ruangan yang tidak setiap karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya,
tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. Mesin register kas, almari besi, dan
strong room merupakan perlengkapan yang biasanya disediakan bagi bagian kasa
untuk melindungi kas yang ada ditangan perusahaan.
11.
Semua
nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa. Karena
formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah
uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka
penggunaan cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut.
Setiap nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa, karena bagian
ini bertugas untuk mengisi cek (berdasarkan bukti kas keluar yang diterbitkan
oleh fungsi pencatat utang) dan memintakan otorisasi atas cek tersebut.
Bagan
alir sistem pengeluaran kas dengan cek
Sistem pengeluaran kas dengan cek
dibagi menjadi 2 macam berikut ini :
1. Sistem
pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system
2. Sistem
pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system
a) One
time voucher payable system dengan cash basis
b) One
time voucher payable system dengan accrual basis
c) Built
up voucher payable system
Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system ( cash basic ) >
Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system ( built up ) >
.jpg)
